Οι όροι με τους οποίους η HotelWebhotelier ενεργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία εξ ονόματος του Πελάτη (Υπεύθυνος Επεξεργασίας) σύμφωνα με το άρθρο 28 του ΓΚΠΔ.
Ο Πελάτης (το ξενοδοχείο ή η εταιρία διαχείρισης καταλυμάτων) ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Data Controller) για τα δεδομένα των επισκεπτών του. Η HotelWebhotelier ΙΚΕ ενεργεί ως Εκτελών την Επεξεργασία (Data Processor) και επεξεργάζεται τα δεδομένα των επισκεπτών του Πελάτη αποκλειστικά για τους σκοπούς παροχής των Υπηρεσιών.
Αντικείμενο: Η παροχή ενοτήτων και επεκτάσεων για τον Λογαριασμό Webhotelier του Πελάτη σύμφωνα με τους Όρους Χρήσης (/terms).
Διάρκεια: Καθ' όλη τη διάρκεια της σύμβασης παροχής υπηρεσιών, καθώς και για τυχόν πρόσθετους νόμιμους χρόνους τήρησης μετά τη λήξη της (π.χ. 10 έτη για λογιστικά).
Κατηγορίες υποκειμένων: Επισκέπτες του ξενοδοχείου του Πελάτη που πραγματοποίησαν κράτηση, καθώς και εργαζόμενοι του Πελάτη που χρησιμοποιούν την Πλατφόρμα.
Κατηγορίες δεδομένων: Ονοματεπώνυμο, εθνικότητα, στοιχεία επικοινωνίας (email, τηλέφωνο), στοιχεία κράτησης (ημερομηνίες, τύπος δωματίου, τιμή), προτιμήσεις διαμονής, στοιχεία τιμολόγησης, στοιχεία μέσου πληρωμής (μόνο σε token μορφή, χωρίς αριθμό κάρτας).
Η HotelWebhotelier δεν επεξεργάζεται ευαίσθητα δεδομένα (άρθρο 9 ΓΚΠΔ) εκτός εάν συμφωνηθεί ρητά σε παράρτημα της σύμβασης.
Η HotelWebhotelier χρησιμοποιεί τους ακόλουθους υπο-εκτελούντες με έγκριση του Πελάτη:
| Υπο-εκτελών | Έδρα | Σκοπός |
|---|---|---|
| OVH SAS | Roubaix, Γαλλία (ΕΟΧ) | Cloud hosting κύριων εξυπηρετητών |
| Amazon Web Services EMEA | Λουξεμβούργο (ΕΟΧ) | Backup και disaster recovery |
| SendGrid Inc. | ΕΕ Data Region (Ιρλανδία) | Transactional email |
| Piraeus PayCenter | Αθήνα, Ελλάδα | Επεξεργασία πληρωμών |
| Alpha e-Commerce | Αθήνα, Ελλάδα | Επεξεργασία πληρωμών (εναλλακτικά) |
| Everypay ΑΕ | Μαρούσι, Ελλάδα | Επεξεργασία πληρωμών (εναλλακτικά) |
Η HotelWebhotelier ειδοποιεί τον Πελάτη 30 ημέρες πριν την προσθήκη νέου υπο-εκτελούντος. Ο Πελάτης δικαιούται να αντιταχθεί με τεκμηριωμένο λόγο.
Δεν πραγματοποιούνται τακτικές διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ. Σε εξαιρετική περίπτωση, εφαρμόζονται Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (2021/914) και συμπληρωματικά μέτρα σύμφωνα με τη σύσταση EDPB 01/2020.
Ο Πελάτης δικαιούται να πραγματοποιήσει επιθεώρηση μία φορά ανά ημερολογιακό έτος, με προειδοποίηση 30 ημερών, κατά τη διάρκεια εργάσιμων ωρών και χωρίς παρέμβαση στη λειτουργία της HotelWebhotelier. Οι δαπάνες της επιθεώρησης βαρύνουν τον Πελάτη. Εναλλακτικά, η HotelWebhotelier παρέχει έκθεση ISO 27001 (όταν κυκλοφορήσει, αναμένεται Q4 2026) ή SOC 2 Type II από ανεξάρτητο ελεγκτή.
Κάθε συμβαλλόμενο μέρος ευθύνεται για ζημίες που προκαλεί από παράβαση των υποχρεώσεών του. Η ευθύνη της HotelWebhotelier περιορίζεται σύμφωνα με τους Όρους Χρήσης.
Στη λήξη της σύμβασης, η HotelWebhotelier διαγράφει όλα τα δεδομένα εντός 30 ημερών, εκτός των δεδομένων που πρέπει να τηρηθούν από νόμο. Ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει αντίγραφο των δεδομένων του σε μηχανικά αναγνώσιμη μορφή (JSON ή CSV) πριν τη διαγραφή.
Η HotelWebhotelier εφαρμόζει τα ακόλουθα ειδικά μέτρα ως Εκτελών την Επεξεργασία, τα οποία υπερβαίνουν τις γενικές απαιτήσεις του άρθρου 32 ΓΚΠΔ:
Επειδή η HotelWebhotelier ενεργεί ως Εκτελών για λογαριασμό του πελάτη-ξενοδοχείου (που είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τους επισκέπτες του), όταν λαμβάνουμε άμεσο αίτημα από επισκέπτη ξενοδοχείου για άσκηση δικαιωμάτων του άρθρου 15-22 ΓΚΠΔ, το προωθούμε στον πελάτη-ξενοδοχείο εντός 3 εργάσιμων ημερών και τον ενημερώνουμε για την προθεσμία απάντησης προς το υποκείμενο. Δεν απαντάμε ίδιοι στον επισκέπτη εκτός εάν ο πελάτης μας το ζητήσει ρητά ή εάν υπάρχει διαφορετική συμφωνία.
Η HotelWebhotelier τηρεί τα δεδομένα επισκεπτών για όσο χρόνο απαιτείται από τον πελάτη-ξενοδοχείο, ή για τους ελάχιστους νόμιμους χρόνους τήρησης που επιβάλλει η ελληνική νομοθεσία (5 έτη για λογιστικά συνήθως, 10 έτη για φορολογικά που υπάγονται σε myDATA). Μετά τη λήξη του χρόνου τήρησης, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται πλήρως.
Για κάθε αίτημα σχετικό με την επεξεργασία δεδομένων: dpo@hotelwebhotelier.com. Για επίσημες κοινοποιήσεις: HotelWebhotelier ΙΚΕ, υπόψιν DPO, Λεωφόρος Συγγρού 128, 117 45 Αθήνα, Ελλάδα.
Για ερωτήματα από πελάτες-ξενοδοχεία σχετικά με τη ρόλο τους ως Υπεύθυνων Επεξεργασίας, διατίθεται πρόσθετο εγχειρίδιο συμμόρφωσης ΓΚΠΔ για ελληνικά ξενοδοχεία, κατόπιν αιτήματος.